Я изучила как гибкие системы (Notion, Monday), так и тяжёлые корпоративные решения (Jira, Bitrix24). Вывод: гибкие — небезопасны для финансов, тяжёлые — слишком сложны для мобильного использования. FocusOn занимает уникальную нишу: строгая безопасность в лёгком интерфейсе

Анализ конкурентов

В процессе исследований были выделены основные боли пользователей, разый ролевых моеделей:

Боли пользователей

Операционная перегрузка бэк-офиса

Бухгалтерия вынуждена отвечать на сотни однотипных запросов о статусах оплаты счётов в ручном режиме

Юридические и финансовые риски

Работа над задачами начинается без подтверждённого договора или приложения. Это ведёт к неоплачиваемым правкам и конфликтам с клиентами

Информационный хаос и шум

Из-за отсутствия единой системы 30% времени уходит на поиск ТЗ и сканов в мессенджерах. Постоянные «переспрашивания» статусов отвлекают коллег

Анализ конкурентов

Для проектирования логики я использовала JTBD, что позволило сфокусироваться на мотивации пользователей, а не на кнопках. Мы нанимаем систему не просто «смотреть файлы», а «обеспечивать чистоту сделки»

Фреймворк Jobs-to-be-Done

Дизайнер

Когда я приступаю к задаче, я хочу иметь мгновенный доступ к финальному ТЗ, чтобы не переделывать работу из-за правок, которые менеджер забыл переслать

Бухгалтер

Когда менеджер запрашивает оплату, я хочу получать уведомление только при полной укомплектованности пакета документов, чтобы не работать «фильтром» для чужих ошибок

Менеджер

Когда я передаю сделку в работу, я хочу, чтобы система сама проверила наличие договора и актов, чтобы я был уверен в безопасности и не нёс ответственность за ошибки в данных

В рамках Discovery-фазы было сформулировано и проверено 4 ключевых гипотезы:

Гипотеза № 4: Обучение через интерфейс (Onboarding)

Контекстные подсказки и обязательные чек-листы при создании задач сократят время адаптации новых сотрудников (Time-to-Productivity)

Гипотеза № 3: Снижение нагрузки на бэк-офис

Автоматизация статусов оплаты (синхронизация с CRM) снизит количество рутинных запросов к бухгалтерии на 50%.

Гипотеза № 2: Сокращение ошибок в ТЗ (Revision Rate)

Блокировка кнопки «Принять в работу» до загрузки финального договора снизит количество правок на 30% за счёт использования forcing functions.

Гипотеза № 1: Скорость поиска данных

Внедрение единого хранилища в карточке клиента сократит время поиска документов на 70%

CJM

Построена карта со слоем Backstage Processes (Service Blueprint).
Это позволило выявить «невидимые» задержки: например, ожидание подписи бухгалтера, о котором менеджер не знал

User Flows

Описание нескольких сценариев, включая Edge Cases (обработка ошибок сервера, отсутствие интернета, отказ в доступе).

Проблема

Решение

В интерфейсе предусмотрена возможность настроить статусы и приоритеты под отдел. Например, в карточке задачи можно выбрать «В работе», «На проверке», «Готово», плюс метки важности (важно, критично, неважно)

Каждый отдел работает по-своему: у маркетологов — свои статусы, у дизайнеров — своя логика задач

UX-задачи и решения

2.

Разрозненные коммуникации — задачи обсуждаются в мессенджерах

Проблема

Решение

У каждой задачи есть встроенный чат, где можно комментировать, прикреплять файлы и тегать коллег. Это исключает необходимость «скакать» между приложениями

Обсуждения задач идут в мессенджерах, в таскере остаётся только формальность

3. Сотрудники не видят смысла в таскере

Проблема

Решение

Добавлены шаблоны задач по типам (например: «Запуск рекламы», «Правки») — они автоматически формируют чек-лист и структуру ТЗ.

Менеджеры дублируют задачи с почты вручную, это не экономит время

5.

Новый сотрудник теряется в интерфейсе

5. Новый сотрудник теряется в интерфейсе

Проблема

Решение

Спроектирован онбординг с пошаговыми подсказками и быстрым обучением при первом входе. Кроме того, добавлен отдельный раздел с обучением, чтобы пользователь в любой момент мог им воспользоваться, а не только на входе.

Сложно понять, где что находится и как с этим работать.

Руководители не знают, что с задачами, нет общего обзора.

Реализован дашборд со статусами, фильтрами по отделам, датам и приоритетам. Уведомления приходят по ключевым действиям: постановка, дедлайн, завершение.

Решение

Проблема

4. Непрозрачность для руководителей

Основная задача интерфейса — сделать его понятным «с первого взгляда», даже если пользователь не работал ранее с таскерами. Я вдохновлялась мобильной логикой привычных приложений: заметки, чаты, списки задач — всё на экране.

Визуальные решения (UI)

Быстрый доступ к созданию задачи, чатам, уведомлениям и клиентам. Все важные действия — всегда под рукой

Ниже блока с задачами — блок с заметками: шаблоны, идеи, материалы. Это помогает сотрудникам собирать всё рабочее в одном пространстве, без перехода в другие приложения

Вверху — пользователь, его роль и статус. Ниже — вкладки «Мои задачи», «В работе», «Готово»

Я убрала лишние строки, дубли и повторения. Главная информация (что делать, когда и кто в ответе) видна на карточке задачи.

Каждая задача сопровождается яркой меткой по важности (критично, важно, неважно) и статусу — так пользователь сразу понимает приоритет.

Ключевые особенности интерфейса

Результаты и выводы

Создала понятный, насыщенный и лёгкий UI

Современный, модульный интерфейс без перегруза, который одинаково удобно использовать и менеджеру, и дизайнеру

Шаблоны, статусы, чаты, фильтры — каждый элемент рождён из боли пользователя

Построила продукт под реальные сценарии

Запустила внутреннюю UX-инициативу

Провела полноценное исследование и предложила решение, востребованное внутри команды